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Booking-Einstellungen legen fest, wie Kunden Termine anfragen, und, falls Sie Buchungen nativ entgegennehmen, wie genau Ihre Verfügbarkeit funktioniert. Öffnen Sie Settings über das Kontomenü oben rechts, wählen Sie dann den Tab Booking aus und klicken Sie abschließend auf Save settings.
Booking settings page

Screenshot: Die Seite mit den Buchungseinstellungen, oben mit der Auswahl für den Booking Mode und darunter den eingeblendeten nativen Zeitfenster-Optionen.

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Booking Mode

Booking Mode bestimmt, was passiert, wenn ein Kunde in Ihrer App auf Book tippt. Wählen Sie einen von vier Modi: Drei der Modi brauchen eine Angabe von Ihnen:
  • External URL: Tragen Sie im Pflichtfeld Booking URL den Link ein, zu dem Kunden weitergeleitet werden.
  • WhatsApp: Geben Sie Ihre WhatsApp-Nummer inklusive Ländervorwahl ein.
  • Call to book: Geben Sie die Telefonnummer ein, die Kunden anrufen sollen.
Die zusätzlichen Einstellungen unten gelten nur, wenn Booking Mode auf Native gesetzt ist. In den anderen drei Modi findet die Terminplanung außerhalb von Zovi statt, daher werden die Optionen für Zeitfenster und Genehmigung nicht angezeigt.

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Booking Mode und der AI Advisor

Booking Mode legt außerdem fest, wie der AI Advisor in der App für eine Kundin oder einen Kunden bucht, die im Chat danach fragen.
  • Bei Native schließt der Advisor die Buchung innerhalb des Gesprächs ab.
  • In den anderen Modi übergibt er an den Weg, den Ihre Klinik ohnehin nutzt: Ihre Buchungsseite, WhatsApp oder Ihre Telefonnummer.
Der Advisor löst immer den spezifischsten verfügbaren Buchungslink auf: zuerst den Link des Pakets, dann den der Behandlung, dann Ihren Klinik-Standardlink.
Ändern Sie Ihren Booking Mode, folgt der Advisor automatisch. Es gibt keine separate Einstellung, die Sie mitpflegen müssen. Was er sonst noch kann, lesen Sie unter Ihr AI Advisor.

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Slot-Konfiguration (Native)

Wenn Sie Native wählen, erscheint der Bereich Slot Configuration. Diese Einstellungen legen fest, welche Zeiten Kunden auswählen können.
Das Cancellation window blockiert nichts. Kunden können auch innerhalb dieses Zeitraums stornieren, und diese Stornierungen werden als verspätet markiert, damit Sie ein Muster erkennen und nachfassen können. Nutzen Sie Minimum notice, wenn Sie Buchungen ohne Vorlauf verhindern möchten.
Rein kosmetisch ist die Zahl trotzdem nicht: Dieselbe Zahl steht in den Buchungsbedingungen, die Ihre Kundinnen und Kunden zu sehen bekommen. Sie legt damit Ihre veröffentlichte Stornierungsrichtlinie fest, auch wenn sie eine Stornierung technisch nicht verhindert.

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Bestätigung und Genehmigungen (Native)

Der Bereich Confirmation & Approvals legt fest, ob neue Buchungen sofort aktiv werden oder auf Ihre Freigabe warten.
  • Auto-confirm: Buchungen werden automatisch bestätigt, sobald ein Kunde bucht. Am besten geeignet für Kliniken mit hohem Buchungsaufkommen, die einen reibungslosen Ablauf wünschen.
  • Manual confirm: Neue Buchungen erhalten den Status Pending, und ein Teammitglied muss jede einzelne mit Confirm bestätigen. Am besten geeignet, wenn Sie jeden Termin vorab prüfen möchten.
Ausstehende Buchungen bestätigen Sie über den Terminkalender, wo der Status jeder Buchung von Pending zu Confirmed wechselt.

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Staff time-off approval

Im selben Bereich befindet sich außerdem der Schalter Staff time-off approval. Aktivieren Sie ihn, damit Abwesenheitsanfragen Ihres Teams erst genehmigt werden müssen, bevor sie den Kalender blockieren. Ist er deaktiviert, gelten Anfragen automatisch. Sie verwalten und genehmigen diese Anfragen im Tab Time off der jeweiligen Person unter Teams.

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Weiterführende Themen

Terminkalender

Buchungen einsehen, bestätigen, verschieben und abschließen.

Teams: Mitarbeitende und Berechtigungen

Arbeitszeiten festlegen und Abwesenheiten des Teams verwalten.